Rechte bei Verwalterwechsel in der Wohnungseigentümergemeinschaft: Was Sie als Eigentümer wissen müssen

Ein Verwalterwechsel in der Wohnungseigentümergemeinschaft ist kein seltenes Ereignis - aber oft ein stressiger. Viele Eigentümer glauben, sie müssten jahrelang mit einem unzufriedenstellenden Verwalter leben. Das ist seit der WEG-Reform im Dezember 2020 nicht mehr wahr. Verwalterwechsel sind heute einfacher, schneller und sicherer möglich als je zuvor. Sie haben das Recht, den Verwalter abzuberufen - ohne Grund, ohne langes Hin und Her. Und das ist kein theoretisches Recht, sondern ein praktisches Werkzeug, das Sie aktiv nutzen können.

Wie Sie den Verwalter abberufen - ohne triftigen Grund

Früher mussten Eigentümer einen „wichtigen Grund“ für die Abberufung des Verwalters nachweisen: mangelhafte Rechnungslegung, verspätete Reparaturen, unklare Kommunikation. Heute reicht es, dass Sie unzufrieden sind. Die WEG-Reform hat genau das abgeschafft: Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden - egal, ob er versagt hat oder nicht. Der einzige Haken: Der Verwaltervertrag endet nicht sofort. Er läuft spätestens sechs Monate nach der Abberufung automatisch aus. Das gibt dem Verwalter Zeit, die Übergabe vorzubereiten, und der Gemeinschaft Zeit, einen Nachfolger zu finden.

Die Abberufung erfolgt durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung. Dafür brauchen Sie keine Zweidrittelmehrheit, keine Einigkeit - nur eine einfache Mehrheit. Das heißt: Mehr Ja- als Nein-Stimmen. Enthaltungen zählen nicht. Selbst wenn nur zehn von 50 Eigentümern anwesend sind, reicht es, wenn sechs dafür stimmen. Das macht es viel leichter, einen Wechsel durchzusetzen, als früher.

Wie die Abstimmung funktioniert - Stimmen, Mehrheiten, Wahlgänge

Nicht jeder Eigentümer hat dieselbe Stimmenstärke. Die Gemeinschaft kann zwischen drei Systemen wählen: Kopfstimmrecht, Objektstimmrecht oder Wertprinzip. Im Kopfstimmrecht hat jeder Eigentümer genau eine Stimme - egal, ob er eine kleine Wohnung oder fünf Einheiten besitzt. Im Objektstimmrecht gibt es pro Wohnung eine Stimme. Wer drei Wohnungen hat, hat drei Stimmen. Beim Wertprinzip richtet sich die Stimmenanzahl nach dem Miteigentumsanteil. Das ist selten, aber in großen Anlagen üblich.

Wichtig: Bei der Abstimmung über die Abberufung und die Wahl des neuen Verwalters handelt es sich um zwei separate Beschlüsse. Sie können sie in einem Termin abstimmen, aber sie müssen einzeln aufgerufen werden. Der Bundesgerichtshof hat klargestellt: Jeder Wahlgang muss durchgeführt werden, es sei denn, alle Eigentümer haben nur eine Ja-Stimme. Das bedeutet: Wenn es mehrere Kandidaten gibt, müssen alle Durchgänge stattfinden - bis ein Verwalter die einfache Mehrheit erreicht.

Mindestens drei Angebote einholen - sonst ist der Beschluss anfechtbar

Ein häufiger Fehler: Eigentümer wählen einfach den Verwalter, den sie kennen - oder den, der am billigsten ist. Das ist riskant. Laut einer Entscheidung des Bundesgerichtshofs (V ZR 96/10) ist die Wahl eines neuen Verwalters anfechtbar, wenn nicht mindestens drei schriftliche Angebote von verschiedenen Verwaltungen vor der Versammlung eingeholt wurden. Diese Angebote müssen mit der Einladung zur Versammlung versandt werden.

Warum? Weil die Gemeinschaft ein Recht auf Transparenz hat. Sie muss wissen, was sie bekommt: Welche Leistungen, welche Kosten, welche Reaktionszeiten. Ein Angebot mit 120 Euro pro Wohnung ist nicht automatisch besser als eines mit 180 Euro. Vielleicht enthält das teurere Angebot 24/7-Notdienst, digitale Rechnungsprüfung oder monatliche Besprechungen. Ohne Vergleich ist die Wahl nicht fundiert - und kann später vor Gericht gekippt werden.

Umlaufverfahren: Funktioniert - aber nur mit Einigkeit

Manche Eigentümer wollen eine Versammlung vermeiden. Dann bleibt das schriftliche Umlaufverfahren. Hier wird kein Treffen abgehalten. Stattdessen wird ein Beschlussentwurf an alle Eigentümer geschickt. Jeder muss schriftlich zustimmen. Keine Ausnahme. Kein Nein. Keine Enthaltung. Wenn ein einziger Eigentümer nicht antwortet oder ablehnt, scheitert der Beschluss.

Deshalb ist das Umlaufverfahren in der Praxis fast unbrauchbar. Vor allem in größeren Anlagen mit 20+ Wohnungen. Wer kennt schon alle Nachbarn? Wer bekommt von allen eine Antwort? Die meisten Gemeinschaften nutzen es nur, wenn es um eine Kleinigkeit geht - etwa eine kleine Reparatur. Für einen Verwalterwechsel ist es riskant. Die einfache Mehrheit auf der Versammlung ist viel sicherer, schneller und rechtssicherer.

Was passiert nach der Abberufung - Übergabe, Abrechnung, neue Verträge

Nach der Abstimmung beginnt die Übergabe. Der alte Verwalter muss alle Unterlagen herausgeben: Rechnungen, Verträge, Bankauszüge, Mietverträge, Protokolle der letzten fünf Jahre, Instandhaltungspläne, Versicherungspolicen. Das ist Pflicht. Er darf nichts behalten - nicht einmal die Kontaktdaten der Mieter. Die Gemeinschaft hat ein Recht auf vollständige Transparenz.

Und was mit den Abrechnungen? Der alte Verwalter muss auch die Abrechnungen für die Vorjahre fertigstellen, die noch ausstehen. Das ist nicht optional. Selbst wenn er abberufen wurde, bleibt er verantwortlich für die ordnungsgemäße Buchhaltung bis zum letzten Tag. Der neue Verwalter kann die Abrechnung nicht einfach „ignorieren“. Er muss sie übernehmen - und ggf. nachbessern.

Der neue Verwaltervertrag wird ebenfalls mit einfacher Mehrheit beschlossen. Er darf maximal fünf Jahre laufen. Danach muss die Gemeinschaft erneut entscheiden: Weitermachen oder neu ausschreiben. Diese Regelung verhindert, dass ein Verwalter sich auf Dauer festsetzt. Es gibt immer einen Neustart.

Was der Verwalter allein entscheiden darf - und was nicht

Viele Eigentümer denken, der Verwalter braucht für jede Kleinigkeit eine Zustimmung. Das ist falsch. Der Verwalter ist gesetzlich berechtigt, im Rahmen der ordnungsgemäßen Verwaltung selbstständig zu handeln. Das bedeutet: Er kann kleinere Reparaturen veranlassen, wie einen defekten Treppenhauslichtschalter, eine beschädigte Tür oder eine undichte Wasserleitung. Er kann auch Dienstleister beauftragen, wenn die Kosten unter 200 Euro pro Einheit liegen.

Was er nicht darf: Große Sanierungen, Umbauten, Verträge mit längerer Laufzeit oder Kosten über 200 Euro pro Wohnung. Dafür braucht er immer einen Beschluss der Gemeinschaft. Er ist kein Herrscher - sondern ein Dienstleister. Seine Aufgabe ist es, die Gemeinschaft zu unterstützen, nicht zu ersetzen.

Virtuelle Versammlungen: Jetzt legal und praktisch

Seit der WEG-Reform dürfen Eigentümerversammlungen auch online stattfinden. Das ist ein großer Vorteil. Wer arbeitet, reist oder krank ist, kann jetzt teilnehmen. Die Versammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens ein Eigentümer anwesend oder vertreten ist. Keine Mindestanzahl mehr. Kein Zählverfahren. Kein „zu wenig Teilnehmer - keine Abstimmung“.

Das bedeutet: Sie können einen Verwalterwechsel auch dann beschließen, wenn nur drei Personen da sind. Sie brauchen keine lange Vorbereitung, keine teure Räumeinmietung. Eine Videokonferenz reicht. Die Protokolle werden digital erstellt und versandt. Das macht alles schneller, günstiger und inklusiver.

Was Sie tun können - und was nicht

Sie können:

• Jeden Verwalter jederzeit abberufen - ohne Grund
• Mindestens drei Angebote einholen und vergleichen
• Eine Versammlung einberufen, wenn Sie 10 % der Miteigentumsanteile haben
• Eine digitale Versammlung verlangen
• Verlangen, dass der alte Verwalter alle Unterlagen übergibt
• Den neuen Verwalter auf max. fünf Jahre befristen

Sie können nicht:

• Den Verwalter persönlich anrufen und ihm kündigen - das ist rechtlich unwirksam
• Einen Verwalter wählen, ohne Angebote eingeholt zu haben
• Den alten Verwalter zwingen, seine Rechnungen zu „vergessen“
• Den Verwalter für kleine Reparaturen abholen lassen - er darf das allein entscheiden

Was passiert, wenn der Verwalter selbst kündigt?

Manchmal kündigt nicht der Eigentümer - sondern der Verwalter selbst. Er kann sein Amt jederzeit niederlegen. Das ist eine einseitige Erklärung. Sobald sie bei der Gemeinschaft eingeht, ist er nicht mehr verantwortlich. Aber: Die Gemeinschaft hat dann die Pflicht, sofort einen neuen Verwalter zu finden. Sonst bleibt die Verwaltung brach - und das ist gefährlich. Keine Abrechnung, keine Reparaturen, keine Versicherungsansprüche. Also: Wenn der Verwalter kündigt, müssen Sie schnell handeln. Keine Pause. Keine Verzögerung.