Die Nebenkostenabrechnung ist kein einfacher Formularausfüllservice - sie ist eine Nebenkostenabrechnung mit rechtlicher Wirkung. Jedes Jahr erhalten Millionen Mieter:innen in Deutschland eine Abrechnung, die über Heizung, Wasser, Müll oder Aufzug kostet. Doch in fast jeder zweiten Abrechnung steckt ein Fehler. Und diese Fehler kosten nicht nur Geld, sie führen auch zu Streit, Einsprüchen und manchmal sogar vor Gericht. Als Vermieter:in ist es nicht schwer, die Regeln zu verstehen - aber viele machen trotzdem dieselben Fehler, die sie vermeiden könnten.
Was gehört wirklich in die Nebenkostenabrechnung?
Nicht alles, was auf dem Grundstück anfällt, darf auf die Mieter:innen umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) listet genau 18 Kostenarten auf, die erlaubt sind. Dazu gehören Heizkosten, Warmwasser, Wasser und Abwasser, Abfallentsorgung, Gebäudeversicherung, Straßenreinigung, Grundstückspflege, Aufzugkosten, Schornsteinfeger und Antennenbetrieb. Alles andere ist verboten - und wenn du es trotzdem aufschreibst, ist die Abrechnung unwirksam.Die häufigste Fehlzuordnung? Renovierungen. Wenn du die Fassade streichen lässt, die Treppenhausbeleuchtung modernisierst oder die Heizungsanlage erneuerst - das ist Instandhaltung. Das gehört nicht in die Nebenkostenabrechnung. Das ist deine Aufgabe als Vermieter:in. Wenn du das als Betriebskosten ausgibst, kannst du das Geld vom Mieter zurückverlangen - aber nur, wenn du es richtig gemacht hast. Und das ist selten der Fall.
Ein weiterer Fall: Verwaltungskosten. Einige Vermieter:innen legen ihre eigenen Zeitaufwendungen oder die Kosten für einen Steuerberater um. Das ist nicht erlaubt. Auch die Kosten für die Hausverwaltung, wenn du eine beauftragt hast, dürfen nur dann umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag explizit steht - und selbst dann nur für bestimmte Leistungen.
Der Abrechnungszeitraum - der kleinste Fehler mit den größten Folgen
Du hast den Abrechnungszeitraum nicht angegeben? Dann ist die ganze Abrechnung nichtig. Das hat der Bundesgerichtshof (BGH) in mehreren Urteilen klargestellt. Es reicht nicht, zu schreiben: „Abrechnung 2024“. Du musst genau angeben: „Abrechnungszeitraum: 01.01.2024 bis 31.12.2024“. Keine Abkürzungen. Keine vage Formulierungen. Kein „letztes Jahr“.Warum ist das so wichtig? Weil Mieter:innen wissen müssen, für welchen Zeitraum sie zahlen. Und weil sie nach dem Gesetz nur innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Zeitraums eine Abrechnung erhalten dürfen. Wenn du die Abrechnung am 15. Februar 2025 verschickst, aber der Zeitraum bis 31.12.2023 ging, dann ist die Abrechnung zu spät. Der Mieter muss nichts zahlen - und du verlierst das Recht auf Nachzahlung.
Verteilerschlüssel - nicht nur eine Zahl, sondern ein Prinzip
Wie verteilst du die Kosten? Auf Fläche? Auf Anzahl der Personen? Auf Verbrauch? Das musst du im Mietvertrag festlegen. Und dann musst du es auch in der Abrechnung klar und korrekt anwenden.Ein typischer Fehler: Du hast eine 80 m² Wohnung, aber du rechnest mit 85 m². Warum? Weil du den Keller mit eingerechnet hast? Oder weil du den Balkon dazugerechnet hast? Das geht nicht. Nur die Wohnfläche nach DIN 277 zählt. Und die muss exakt sein. Wenn du dich vertust, zahlt der Mieter zu viel - und du musst das zurückzahlen, mit Zinsen.
Ein weiterer Fehler: Du hast drei Wohnungen, aber du verteilst die Heizkosten nach Personenanzahl, obwohl im Mietvertrag Fläche steht. Das ist eine Änderung der Vereinbarung - und die braucht die Zustimmung des Mieters. Ohne sie ist die Abrechnung ungültig. Selbst wenn der Mieter stillschweigend zahlt - das ändert nichts.
Die digitale Abrechnung - kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit
Wer noch mit Excel oder handschriftlichen Listen arbeitet, macht sich das Leben schwer - und riskiert Fehler. Eine Studie der TU München aus 2022 zeigt: Digitale Tools reduzieren formelle Fehler um 78%. Das ist kein kleiner Unterschied. Das ist der Unterschied zwischen einer gültigen und einer ungültigen Abrechnung.Digital bedeutet nicht, dass du eine teure Software kaufst. Es bedeutet, dass du Belege digital speicherst, dass du die Abrechnung automatisch berechnet, dass du den Abrechnungszeitraum und die Verteilerschlüssel nicht manuell eingibst. Tools wie btn-immobilien.de oder mineko.de kosten weniger als 50 Euro im Jahr. Sie prüfen automatisch, ob du alle Pflichtangaben gemacht hast - und warnen dich, wenn etwas fehlt.
Und sie speichern alles. Wenn ein Mieter später sagt: „Ich habe das nie gesehen“, kannst du zeigen: „Hier ist der Beleg. Hier ist die Abrechnung. Hier ist der Versandnachweis.“
Was du nicht umlegen darfst - die 5 größten Fallstricke
Hier sind die fünf Kostenarten, die fast jedes Jahr in Abrechnungen auftauchen - und die niemals dorthin gehören:- Instandhaltungskosten (z.B. neue Fenster, neue Heizung, Estrich): Das ist deine Aufgabe als Vermieter:in. Du darfst das nicht auf die Mieter:innen abwälzen.
- Verwaltungskosten (deine Zeit, Steuerberater, Hausverwaltung): Nicht umlagefähig, es sei denn, es steht explizit im Mietvertrag - und auch dann nur für bestimmte Leistungen.
- Finanzierungskosten (Zinsen, Tilgung): Das ist deine Investition. Nicht die des Mieters.
- Kosten für Gewerberäume (z.B. Ladenlokal im Erdgeschoss): Wenn du ein Haus mit Wohn- und Gewerberäumen hast, musst du die Kosten aufteilen. Die Gewerberäume zahlen ihre eigenen Nebenkosten. Wenn du das vergisst, verletzt du das Gesetz.
- Einmalige Reparaturen (z.B. defekter Aufzug, der neu gekauft wurde): Wenn das Teil der Instandhaltung ist, darfst du es nicht als Betriebskosten ausweisen.
Die Verbraucherzentrale hat 2023 geprüft: In 27% der Abrechnungen wurden genau diese Kosten falsch umgelegt. Das ist kein Zufall. Das ist systematisch.
Wie du dich schützt - 5 einfache Regeln
Du willst keine Streitigkeiten, keine Einsprüche, keine Gerichtskosten? Dann folge diesen fünf Regeln:- Prüfe deinen Mietvertrag: Steht da, welche Kosten umgelegt werden dürfen? Wenn nicht, dann darfst du nur die 18 erlaubten Kosten nach BetrKV verrechnen.
- Halte alle Belege mindestens 10 Jahre: Rechnungen, Zählerstände, Versicherungsverträge, Verträge mit Hausverwaltungen. Digital speichern. Nicht nur im Schrank.
- Verwende immer den exakten Abrechnungszeitraum: Von Datum zu Datum. Keine Jahre, keine Quartale.
- Rechne mit der tatsächlichen Wohnfläche: Nach DIN 277. Keine Annahmen. Keine Schätzwerte.
- Verwende digitale Tools: Sie verhindern 80% der Fehler. Und sie machen dir das Leben leichter.
Wer das macht, hat weniger Stress, weniger Streit und weniger Geldverluste. Und das ist der wahre Vorteil einer ordnungsgemäßen Abrechnung.
Was passiert, wenn du einen Fehler machst?
Ein Fehler in der Abrechnung ist nicht automatisch ein Verbrechen. Aber er hat Konsequenzen. Wenn der Mieter einen Einspruch einreicht - und das tun 42% der Mieter:innen, die einen Fehler finden - dann musst du die Abrechnung korrigieren. Und zwar innerhalb von 30 Tagen. Wenn du das nicht tust, kann der Mieter die Zahlung verweigern - und du verlierst das Recht, nachträglich Geld einzufordern.Wenn du einen nicht umlagefähigen Kostenposten aufgeführt hast, muss der Mieter diesen Betrag nicht zahlen - selbst wenn er ihn schon bezahlt hat. Und du musst das Geld zurückzahlen. Mit Zinsen. Und wenn du es nicht tust, kann der Mieter das Gericht einschalten. Die durchschnittlichen Gerichtskosten pro Fall liegen bei 980 Euro - und das ist nur die Anfangsgebühr.
Die meisten Fälle werden aber ohne Gericht gelöst - 73% der Einsprüche werden innerhalb von 56 Tagen beigelegt. Aber nur, wenn du kooperierst. Wenn du dich versteckst, wird es teuer.
Was du jetzt tun kannst
Du hast eine Abrechnung vor dir? Dann prüfe sie mit diesen drei Fragen:- Stehen alle 18 erlaubten Kostenarten korrekt aufgelistet?
- Wurde der Abrechnungszeitraum exakt angegeben?
- Wurden nur die tatsächlichen Wohnflächen verwendet?
Wenn du unsicher bist: Hole dir Hilfe. Eine Hausverwaltung kostet durchschnittlich 1,50 Euro pro Quadratmeter und Jahr. Das ist weniger als ein Kaffee pro Monat pro Wohnung. Und sie macht die Abrechnung richtig - und speichert alles digital.
Oder du nutzt eine Software. Einmalig 49,90 Euro im Jahr. Und du hast eine Abrechnung, die rechtssicher ist - und die deine Mieter:innen verstehen.
Die Nebenkostenabrechnung ist kein lästiges Pflichtfeld. Sie ist ein Instrument der Vertrauensbildung. Wenn du sie richtig machst, zahlen Mieter:innen gerne - weil sie sehen, dass alles transparent ist. Wenn du sie falsch machst, zahlen sie nicht - und du verlierst mehr als Geld. Du verlierst dein Ansehen.
Darf ich Renovierungskosten in die Nebenkostenabrechnung einbeziehen?
Nein, Renovierungskosten wie neue Fenster, neue Heizung oder Estrich gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung. Das sind Instandhaltungskosten, die der Vermieter trägt. Diese Kosten dürfen nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden, egal wie teuer die Maßnahme ist. Wer das trotzdem tut, macht die Abrechnung unwirksam und muss das Geld zurückzahlen.
Was passiert, wenn ich die Abrechnung zu spät verschicke?
Wenn du die Abrechnung später als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums verschickst, verlierst du das Recht, Nachzahlungen einzufordern. Der Mieter muss nichts nachzahlen - auch wenn er zu wenig gezahlt hat. Du kannst auch keine Rückerstattung verlangen, wenn der Mieter zu viel gezahlt hat. Die Frist ist streng - und der Gesetzgeber lässt keine Ausnahmen zu.
Kann ich die Kosten nach Anzahl der Personen verteilen?
Nur, wenn das im Mietvertrag ausdrücklich so vereinbart ist. Die meisten Mietverträge verwenden die Wohnfläche als Verteilerschlüssel. Wenn du ohne Zustimmung des Mieters auf Personenanzahl umstellst, ist die Abrechnung ungültig. Selbst wenn der Mieter stillschweigend zahlt, ändert das nichts an der Rechtslage.
Was ist, wenn ich die Wohnfläche falsch angegeben habe?
Wenn du die Wohnfläche falsch berechnest - z.B. den Balkon oder Keller mitrechnest - zahlt der Mieter zu viel. Du musst den Überbetrag zurückzahlen, mit Zinsen. Die Wohnfläche muss nach DIN 277 berechnet werden - nur die tatsächliche Wohnfläche zählt. Eine falsche Angabe ist kein kleiner Fehler - sie macht die gesamte Abrechnung anfechtbar.
Muss ich den Mieter über die Belege informieren?
Ja, du musst den Mieter:innen die Möglichkeit geben, die Belege einzusehen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst die Belege entweder mit der Abrechnung schicken oder sie in einer digitalen Plattform zur Verfügung stellen - aber nur, wenn du dem Mieter den Zugang garantiert. Wer die Belege verweigert, macht die Abrechnung unwirksam - selbst wenn alle Zahlen stimmen.
